Digitalni podaci umjesto onih na papiru znače manje hrpe papira. Manje papira znači manje nereda i manje opasnosti od neplaćanja obaveza ili gubljenja važnih informacija. U nastavku pročitajte što možete digitalizirati kako biste smanjiti količinu papira, a povećali preglednost i kontrolu nad podacima.
Najčešće kategorije papira koje prerastaju u kaotične hrpe su isprintani mailovi, računi tj. uplatnice pristigle poštom i sve što čuvamo u kućnoj arhivi (medicinski, financijski i osobni dokumenti te klasične fotografije). U obiteljima s mlađom djecom tu su još i hrpe dječjih crteža i ostalih radova od papira.
Dodamo li tome još i papirnu ambalažu, reklamne letke, novine i časopise, lako je zamisliti prostor pun papira u prevelikim količinama i na pogrešnim mjestima. Slijedi pet stvari koje možete vrlo lako pretvoriti iz vidljivih hrpa u pregledne digitalne podatke.
ŠTO SVE MOŽETE DIGITALIZIRATI
RAČUNI
Ugovorite trajni nalog za plaćanje svim institucijama prema kojima morate izvršavati redovita plaćanja. Sva plaćanja koja su povremena rješavajte elektroničkim putem. Tako ćete imati već gotov digitalni zapis izvršenog plaćanja, a primljeni papirnati račun moći ćete odmah odložiti u reciklažu. Potvrdu o elektroničkom plaćanju, ako bude potrebno, vrlo lako ćete proslijediti mailom onome kome trebate.
KUĆNA ARHIVA
Fascikl kućne arhive bit će puno tanji ako digitalizirate sve što možete. Osim domovnica, vjenčanih i rodnih listova te svega nekoliko dokumenata za koje je neophodno čuvati originalni pečat, sve važne obiteljske dokumente možete pretvoriti u digitalni zapis. Pregledajte staru medicinsku dokumentaciju i osim zadnjih nalaze sve ostalo skenirajte. Uz digitalizirane račune vaša papirnata kućna arhiva drastično će se smanjiti, a preglednost i sigurnost podataka povećati.
FOTOGRAFIJE
Dolaskom digitalnih fotoaparata, a zatim i pametnih telefona s kvalitetnim kamerama količina papirnatih fotografija drastično se smanjila. No, sve takve fotografije koje od ranije imate u svom domu, a niste ih uredno arhivirali u albume stoje po kutijama i vrlo vjerojatno nisu niti sortirane. Temeljitim pregledom, eliminiranjem mutnih ili oštećenih fotografija te zatim skeniranjem onih koje želite zadržati, stvorit ćete urednu i trajnu digitalnu zbirku uspomena te osloboditi dragocjeni prostor u ormaru ili na polici.
Postoji cijeli niz kompjuterskih programa za organizaciju digitalnih fotografija i sve što trebate učiniti je odabrati jedan, naučiti se u njemu snalaziti i uvesti naviku redovitog pohranjivanja novonastalih digitalnih fotografija koje želite čuvati.
DJEČJI PAPIRNATI RADOVI
Dječje radove skenirajte i pohranite u digitalnu arhivu, a onda po potrebi neke dajte izraditi u obliku foto knjige ili ih otisnite na neki predmet kao poklon onima koje bi to veselilo (pregača za baku ili majica za djeda). Koristite mobilnu aplikaciju za trenutno skeniranje crteža i slanje članovima obitelji ili arhiviranje.
VAŠ POTPIS
Ako ste ikada ispisivali dokument primljen mailom samo da biste ga ručno potpisali, a onda skenirali i ponovno slali mailom, vrijeme je da digitalizirate svoj potpis. Digitalni potpis pohranite na trajnom mjestu u svom računalu i koristite ga kako biste ne samo izbjegli printanje onoga što morate potpisati nego i uštedjeli vrijeme potrebno za cijelu proceduru.
Mnoštvo korisnih savjeta oko pametne organizacije papira, ormara i vremena pronađite na blogu i prvom hrvatskom portalu za online edukaciju iz područja osobne organiziranosti.