Piše: Melita Pavlek, novinarka, NLP leadership coach, autorica bloga www.7thsensecoaching.com
Unatrag proteklih 40-ak godina menadžeri provode dva puta više svojeg radnog vremena na sastancima. To što trošimo više minuta na njih ne znači da smo efikasniji ili da je naša komunikacija napredovala. Dapače, često upravo komuniciranje o sastancima i na sastancima dokazuje da se vrtimo u krug, pogotovo ako nismo skloni vrednovati ishode onoga što dogovorimo. I onda sastančimo u nedogled, imamo filing da ćemo umrijeti od posla, a ne mičemo se niti pedalj. Još gore - brojni zaposlenici ocjenjuju sastanke kao neučinkovito gubljenje vremena. Zašto?
Postoji samo jedan stvarni razlog. Nepripremljenost sastanka i onih koji ga trebaju voditi. Nemojte se opravdavati jer svi znamo koliko često to radimo. Zato postoji nekoliko sitnih prijedloga kako ponovno učiniti sastanke dobrim alatom upravljanja i komunikacije s timom.
1. Ne inzistirajte na sastancima ili nepotrebno dugim sastancima. Ako ne možete točno odrediti koji je cilj sastanka jednostavno ga nemojte sazivati. Radno okruženje nije prijateljski prostor za druženje ili besciljno trošenje vremena. Definirajte točan ishod sastanka i radije koristite kreće česte intervale nego sastanke koji traju duže od 90 minuta.
2. Uključeni moraju imati koristi. Dobro promislite tko sve zaista i treba biti prisutan na sastanku iz veoma konkretnog razloga. Svi smo skloni pozivanju ljudi koji u prvom koraku uopće nemaju direktne veze s temom. To je osnovna greška koju činimo. Svi moraju imati uloge i svi moraju imati motiv za aktivnim sudjelovanjem.
3. Planirajte sastanak na vrijeme. Postoje sastanci koji su koordinacijski, motivirajući, radni, kreativni. Kako bi se ljudi na vrijeme mogli pripremiti i zaista biti ozbiljni sudionici morate im dati raspored sastanaka. Znajući koliko im vremena i energije treba i sami će se pripremiti na drugačiji način. Nemojte to propustiti.
4. Započnite i završite u pozitivnom tonu. Bez obzira koliko sastanak bio težak i zahtjevan uvijek započnite s komuniciranjem cilja i završite s ponavljanjem onoga što moramo odraditi do sljedećeg puta. Zbog klime je iznimno bitno da svaki sastanak završite u pozitivnom tonu koji će ljude i motivirati i potaknuti da sudjeluju i doprinesu.
Nemojte trošiti vrijeme bez cilja pogotovo ako ste na čelu tima. Vjerujte da će vam vaši suradnici biti zahvalni, a produktivnost sigurno veća. Vratite se osnovama i planirajte konkretno.