Hrpe papira i stres kojeg one izazivaju u stambenom i radnom prostoru predstavljaju sljedeći veliki organizacijski problem nakon odjeće. Srećom, postoji vrlo jednostavan način kako sve svoje papire možete konačno staviti pod kontrolu.
Koliko ste puta odlučno krenuli u obračun sa svojim papirnatim hrpama da biste već nakon nekoliko dana ponovno bili u istoj situaciji? Novine i časopisi, brošure i letci, dopisi i izvještaji, čekaju da ih riješite i odložite na pripadajuća mjesta.
No, što učiniti kad nered preraste u pravi kaos? Odakle uopće početi?
PRAVILO TRI GRUPE
Ovo jednostavno, ali vrlo učinkovito pravilo proizlazi iz činjenice da svaki papir kojeg posjedujete spada u samo jednu od tri grupe: treba riješiti, riješeno i treba spremiti ili treba baciti.
1. TREBA RIJEŠITI - ovdje spadaju papiri poput neplaćenih računa, neodgovorenih dopisa ili neispunjenih obrazaca i sl. Dakle, sve ono što još niste završili i ne možete arhivirati ili baciti.
2. RIJEŠENO I TREBA SPREMITI - suprotno od prve grupe, ovdje spada sve što ste već završili, ali niste odložili u odgovarajući fascikl ili registrator.
3. TREBA BACITI - ovdje spada sve što vam sigurno više neće trebati kao što su reklamni materijali, papirnata ambalaža, pročitane novine i časopisi i sl.
KAKO FUNKCIONIRA
Odvojite prazan stol ili neku drugu plohu na koju ćete odlagati tri grupe papira koje ćete formirati. Možete ih slagati direktno na plohu ili pak koristiti tri kutije, odlučite ovisno o ukupnoj količini koju imate.
Brzo i bez puno čitanja pregledajte svaki papir i odložite ga u odgovarajuću grupu. Cilj je u što kraćem vremenu odlučiti kamo koji papir spada. Kad završite, grupu za bacanje odmah iznesite iz prostora, a za preostale dvije grupe odredite točan termin kada ćete ih riješiti do kraja.
Možda možete drugu grupu arhivirati odmah jer je očito da vam treba samo nekoliko dodatnih minuta. Ako to ipak nije slučaj, isplanirajte posebno vrijeme samo za taj zadatak. Isto vrijedi i za prvu grupu; na primjer unesite u raspored kada ćete točno platiti račune ili napisati i poslati neki izvještaj i sl.
ODRŽITE UVEDENI RED POMOĆU OVA DVA TRIKA
Ne dozvolite da teško uvedeni red brzo nestane i da morate opet odvajati dodatno vrijeme za mukotrpno sortiranje. Svakodnevno baratajte s papirima po principu grupiranja i zadržite kontrolu pomoću ove dvije korisne navike:
1. KUTIJA ZA STARI PAPIR - odredite trajno mjesto u prostoru za ovakvu kutiju (najbolje blizu ulaza) i sve pročitane novine, prazne kuverte ili letke iz trgovačkih centara odložite odmah nakon upotrebe. Redovito ju praznite tj. odnosite stari papir van prostora.
2. STOLNI STALAK ZA DVIJE VRSTE PAPIRA - odredite mjesto na radnom stolu za dvije grupe papira - neriješene i riješene. Svaki pristigli dokument odmah odložite na pripadajuće mjesto i na kraju dana prođite kroz stalak i riješite ostatak.