Delegirati znači prepustiti obavljanje nekog zadatka drugoj osobi ili više njih u skladu s vlastitom organizacijom vremena. To ne znači izbjegavati zadatke ili biti nesposoban za njihovo izvršavanje. Ipak, ima i onih koji misle da je delegiranje znak nesposobnosti ili slabosti pa zaziru od uključivanja drugih i od traženja pomoći. Takav stav dugoročno predstavlja direktnu prepreku za učinkovito upravljanje vremenom.
Delegiranje je jedan od najmoćnijih organizacijskih alata u kontekstu upravljanja vremenom.
No, kako upravljanje vremenom zapravo znači upravljanje sobom i svojim emocijama, delegiranje može predstavljati pravi izazov za samopouzdanje i komunikaciju s okolinom.
Evo koje su osnovne prednosti delegiranja i zašto biste ga što prije trebali dodati vlastitim organizacijskim vještinama.
ŠTO DOBIVATE UČENJEM I PRAKTICIRANJEM DELEGIRANJA
1. RACIONALNIJE KORIŠTENJE VREMENA
Cilj delegiranja nije izbjegavanje bilo kakvog rada i bježanje od odgovornosti. Naime, umjesto zadatka kojeg prepustite drugoj osobi nećete ljenčariti i čekati da vrijeme prođe nego ćete se primiti nečega što bi bez delegiranja moralo čekati na vašoj 'to do' listi. Krajnji rezultat su oba obavljena zadatka i time veća učinkovitost
Dakle, delegiranje je sastavni dio racionalnog korištenja vremena i nezaobilazni alat za jednostavnije kretanje kroz svakodnevne rasporede i liste obaveza.
2. BOLJE RAZUMIJEVANJE DRUGIH, ALI I SEBE
Da biste znali odabrati tko je osim vas kapacitiran izvršiti neki zadatak morate razumjeti mogućnosti i vještine ljudi na čiju pomoć planirate računati, ali ponekad i prilagoditi svoja očekivanja i kriterije. Oduprite se predrasudama poput “ali ja to mogu bolje” ili “ali to smo uvijek radili ovako” i spuštajte kriterije kada je to potrebno da biste dobili vrijeme za obavljanje nekih drugih zadataka.
Jednostavnije rečeno, nije poanta u obavljanju više posla po jedinici vremena nego u odabiru i komuniciranju onih načina obavljanja koji će osigurati svakodnevni život bez nervoze, grča u želucu i ekscesne komunikacije.
3. STAV DA JE ZDRAVO REĆI 'NE' KAD TREBA
Ljudi koji nikad nisu stekli naviku delegiranja ili najčešće nisu imali kome delegirati, teško uče ovu vještinu, ali s pravim stavom to je itekako moguće. Povežete li vještinu prepuštanja zadataka drugima s vještinom dobre komunikacije i zdravih međuljudskih odnosa, počet ćete prepoznavati dugoročne koristi za vlastiti život i rad.
Drugim riječima, perfekcionizam i razne predrasude najveći su neprijatelji uspješnog delegiranja, organizacije vremena i učinkovitosti. Preispitajte zato vlastite stavove.
NAUČITE DELEGIRATI I KORISTITE TU VJEŠTINU
Prihvatite činjenicu da delegiranjem odabranih zadataka drugoj osobi ili više njih ne pokazujete svoju slabost ili sebičnost nego organiziranost. Delegiranjem pokazujete da ste prethodno odredili prioritete i način (tko, a ne samo kako) izvršavanja zadataka pa neke s razlogom niste zadali sebi.
Ubrzo ćete primijetiti da je vaše raspolaganje vremenom bolje, a svakodnevni stres manji.